Le Correspondant Informatique et Libertés

Le correspondant informatique et Libertés (CIL), dit aussi "Correspondant à la protection des données à caractère personnel" est garant au sein de l'université de l'application de la Loi Informatique et Libertés de 1978.

A ce titre, il est chargé de veiller au respect des données personnelles des usagers : étudiants, enseignants, chercheurs, personnels. Il est désigné par le Président de l'université, il exerce ses missions en toute dépendance sous le contrôle de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL).

Le CIL a été créé par la réforme de 2004 de la Loi Informatique et Libertés et son rôle a été précisé par le décret d'application de 2005. Il se positionne en intermédiaire entre le responsable des traitements des données concernées et la CNIL.

Quelles sont les missions du CIL ?

Le CIL exerce ses missions d’une manière indépendante, il est directement rattaché au responsable des traitements et ne reçoit aucune instruction pour l’exercice de ses fonctions. Ses missions principales :

  • veiller à l'application de la loi Informatique et Libertés à l’UHA
  • tenir à jour et rendre accessible la liste des traitements de l’UHA. Consulter le registre des traitements informatiques de l'UHA
  • accompagner la mise en œuvre des traitements de données à caractère personnel en veillant au respect de la loi Informatique et Libertés
  • procéder aux formalités préalables concernant les traitements soumis à autorisation ou à avis de la CNIL
  • recevoir les demandes et les réclamations adressées par les personnes concernées par les traitements
  • veiller à l’information des personnes concernées par les traitements
  • évaluer avec le Responsable Sécurité du Système d’Informations (RSSI) les mesures de sécurité devant être mises en œuvre
  • alerter le responsable des traitements et/ou la CNIL sur l'existence de manquements à la loi Informatique et Libertés
  • rédiger et remettre au responsable des traitements un bilan annuel de son activité
  • sensibiliser les personnels aux dispositions de la loi

Quand contacter le CIL ?

Dans les cas suivants :

  • manipulation de données à caractère personnel : adresse IP, nom, prénom, n°INE, adresse de messagerie, adresse postale, …
  • réalisation d'un vote électronique, des enquêtes
  • création de listes de contacts pour un colloque scientifique
  • mise en place d'un système de biométrie ou d'un système de vidéo-surveillance
  • création d'un site web, blog
  • diffusion de résultats d’examen et de notes sur internet
  • utilisation de photographies de personnes
  • études sur les origines des étudiants et les pratiques discriminatoires
  • communication à des tiers non autorisés d'informations relatives aux personnels et aux étudiants
  • transfert de données à destination d’un état non membre de la Communauté Européenne
  • pour les traitements inscrits au registre des traitements de l’UHA, en cas de modifications sur :
    • les données
    • les détails de la finalité du traitement
    • les destinataires
    • les catégories de personnes concernées
    • les interconnexions de traitements, etc.

Comment déclarer un traitement informatique ?

Tout traitement informatique ou fichier contenant des données personnelles doit être déclaré au Correspondant Informatique et Libertés (CIL) de l'UHA.

Pour déclarer un traitement, veuillez compléter le formulaire de déclaration simplifiée et l'adresser au CIL de l'UHA par mail : cil@uha.fr

Télécharger le formulaire de déclaration simplifiée (format .doc).